一般社団法人 熊本県マンション管理士会

まず、管理規約は、いつ作成されたか、ぜひ確認してください。
マンションの憲法ともいわれる「組合」の「管理規約」です。

「組合」の人（区分所有者・占有者等）、物（建物・設備等）、金（修繕積立金・管理費・使用料金など）、組織（役員・理事会・総会等）。これらすべての「組合」の運営運用は、「管理規約」の範疇にあります。時代と必要性に合わせて見直すことが重要です。

「組合」が時代に即した運営ができるように、国土交通省はおおむね５年に１回の割合で「マンション標準管理規約」を公表しています。令和３年（2021年）６月の公表分は主に「ITの活用・デジタル化・電磁的方法」などを活用した場合には、という例示であり、私たちにとって、当然に参考になります。

しかし、現時点で県下各「組合」の「管理規約」を見直すには、基本的な事項を大改定した平成29年（2017年）に公表されたマンション標準管理規約（単棟型・複合型・団地型は一部平成30年度に改定）」です。この内容を参考にしつつ、県下各「組合」の運営など、個々の「組合」の特性に応じたルールになっているかを検討するのがよろしいでしょう。

①管理規約
②使用細則等
③総会議案書・議事録（年度ごと目次）
④理事会議事録（年度月別目次）
⑤各法定点検等報告書（年度月別目次）
⑥修繕履歴等（ただし、大規模修繕については、第〇回大規模修繕記録として綴り、別冊保管）
⑦設計図書（マンション購買時のパンフレット含む）
⑧各種保険原本等（各部位・各所の施工業者が発行する保証書等含む）
⑨全戸アンケート集（全戸に対して行った共用部分・専有部分・専用使用部分などに関するアンケート）
⑩組合員名簿等
その他各「組合」個々に必要とする書類など。

毎年実施する「全戸アンケート」の記録は、新設・既設にかかわらず、今後「組合」が対応する建物・設備の維持修繕のため、極めて重要な資料となります。
実施後、記録を保管すると同時に、全戸に対して公表するよう努めてください。
これは現に居住している方に対するもので、賃貸者も当然に含まれます。
アンケートの内容など細部については「組合」個々に相違があると考えます。


PDF：建物・設備維持修繕のための全戸アンケート（例）